Vyberte stránku

Dnes tu máme první téma, které vzniklo jako ohlas těch mnoha (tisíců, miliónů!) čtenářů tohoto blogu. Jeden z nich se ptá, jak napsat motivační dopis. Tak pojďme na to.

Co je motivační dopis, co má obsahovat a jak má vypadat

K čemu vlastně je motivační dopis? A proč vašemu zaměstnanci vlastně nestačí jen životopis?

Znáte trailery – nebo hezky česky „upoutávky“ – k filmům? Ty krátké dvouminutové mikrofilmečky, které vám nahuštěně ukáží to nejlepší z filmu (a pak jenom koukáte, co za nudnou blbost je vlastní film)?

OK, tak váš motivační dopis má úplně stejnou funkci – skvělý motivační dopis je stručný příběh o tom, proč máte o práci zájem a proč by měl váš nový zaměstnavatel stát právě o vás.

Jenom tedy bez hudby. Na rozdíl od toho traileru.

Motivační dopis může mít spoustu formátů. Může být součástí emailu, kterým jste poslali CV, může to být vytištěná příloha CV nebo dokonce jako poznámka v informačním systému (přihláška ke konkrétní práci), kde vyplňujete vaše CV.

Kdy poslat motivační dopis? Když ho po vás chtějí? Jasně. Když to nechají na vás? Taky. A když se o tom nezmiňují – tady pozor – určitě taky! Když o práci hodně stojíte, pošlete vždycky motivační dopis a to i když si jej zaměstnavatel výslovně nevyžádal. Vystoupíte z davu a ukážete, že máte o práci opravdu zájem.

Jak má být motivační dopis dlouhý? Špatná otázka. Ptejte se, jak má být motivační dopis „krátký“. Každá věta, každé slovo by mělo mít své místo, protože lidi z HR jsou zahlceni emaily (ne tak jako vy, protože vám píší jen lidé, kteří s vámi chtějí komunikovat, ale jim píše kdokoli z ulice). Držte se pravidla, že cokoli nad polovinu stránky je moc dlouhé, pokud se Vám ale povede obsáhnout jen třetinu, tím lépe.

 

Oslovení v motivačním dopise

 

Stalo se vám někdy, že jste byli s někým, o kom jste si byli jisti, že si nepamatuje vaše jméno a tak vás – chudák – musí oslovovat „vy“ nebo „ty“?

Nepříjemná situace pro obě strany, že?

Naše jméno je to, co slýcháme nejraději. A každý, kdo jej zná a vůči nám použije (tedy nás osloví našim jménem, ne nějakým zájmenem nebo obecným pozdravem), se automaticky stává trochu víc našim přítelem.

Využijte toho a pokud je to trochu možné, vždy, ale vždy si zjistěte, jak se jmenuje člověk, který bude vaši přihlášku číst. Často to víte (poznáte to třeba z názvu emailu), někdy se to dá zjistit (třeba zavolat na recepci firmy nebo se zeptat kamaráda, který už ve firmě pracuje), někdy se to nedozvíte (ale to je ve finále spíše méně případů). Můžu vám ale garantovat, že pokud se trefíte a oslovíte osobu, která o vašem rozhodnutí bude rozhodovat jménem („Vážená paní Kateřino Nováková“), máte hned do startu ohromné plusové body navíc.

Struktura motivačního dopisu

 

Protože máme oslovení za sebou, pojďme se podívat na ideální strukturu motivačního dopisu.

Začněte vždy, ale opravdu vždy jednou kratičkou větou ohledně pozice, o kterou se ucházíte. Nemusíte nic moc vymýšlet, stačí napsat „Dovolte mi zaslat Vám můj životopis a přihlášku na výběrové řízení na pozici XY“. Ušetříte tak lidem z HR spoustu času tím, že nebudou muset složitě rozkódovávat, proč jim vlastně píšete (a taky tím snižujete riziko, že vás email hned hodí do spamu).

Pokračujte tím, proč vás tahle práce fakt zajímá. Nemluvte tedy hned o sobě. Proč? Protože se musíte snažit psát tak, jako byste si s dotyčným povídali. A představte si někoho, kdo pořád jen „mele“ o sobě. Jak moc ho takového člověka poslouchat? Zkuste najít něco, proč vás právě tahle firma upřímně zajímá. Mají nějaký super produkt? Dělají marketing nějakým super způsobem? Pracuje u nich někdo, koho znáte a vážíte si ho? Prostě jim polichoťte. To funguje vždy a na každého.

Až potom napište proč by si recruiteři (hezké, české slovo) měli vybrat právě vás. Pokud nemáte nějaké superluxusní vzdělání (Harvard), tak spíše zmiňte reference, nebo reálné pracovní úspěchy. Na vzdělání na papíře již dnes nikdo moc nedá (pšššt, taky učím na universitě). Zmiňte také jednu nebo dvě subjektivní vlastnosti, které máte a myslíte si, že o ně zaměstnavatel bude stát. Dodejte, jak moc o práci stojíte. A tady se nemusíte držet při zemi. Lidi rádi pracují s někým, kdo o práci s nimi moc stojí.

Motivační dopis uzavřete tím, že se těšíte na informaci, zda jste vhodným kandidátem na pozici XY, ale také na jakoukoli jinou pozici, pro kterou byste byli vhodným kandidátem. Tím budete mít jistotu, že vás recruiteři zařadí do databáze na příště, kdyby tenhle pokus nevyšel (a nebo je napadne informovat vás o jiné pozici, o které třeba ani vy nevíte).

Příklady motivačního dopisu

 

Oslovení a struktura motivačního dopisu budou fungovat vždy stejně bez ohledu na to, jestli se hlásíte do KPMG nebo k pokladně do Lidlu. Přesto si můžeme zdůraznit některé specifické profese u a co speciálně u nich v motivačním dopise zdůraznit.

 

Motivační dopis do (jakékoli) práce

 

Pojďme se na to nejdřív podívat obecně. Co chce zaměstnavatel slyšet, když najímá nového pracovníka, co je pro něj nejdůležitější?

No nebude toho málo, ale pro mne v pozici manažera byla u lidí vždy nejdůležitější samostatnost. Ve skutečnosti vás totiž nikdy nenajímá abstraktivní firma, i když to z inzerátu na internetu takhle může  vypadat. Vždycky je to nějaký člověk, který toho má už příliš a prosadil si ve vedení, že mu s tím někdo pomůže. A co potřebuje tenhle člověk slyšet? Že vás nebude muset vést za ruku (to by si tu práci nakonec mohl dělat sám, tak jako doposud).

Nezapomeňte tedy vždy zmínit, jak samostatní jste a ideálně můžete uvést i příklad, kdy jste začali a dotáhli nějaký vlastní projekt (a je to jedno jestli jde o akvizici nadnárodní firmy nebo stavbu krmelce pro zvířata).

 

Motivační dopis na brigádu

 

Brigádník je někdo, u koho se naopak samostatnost neočekává, protože je to člověk s minimálními nebo žádnými pracovními zkušenostmi v daném oboru (jinak by asi nepracoval jako brigádník). O to je však důležitější spolehlivost. Proč? Protože  brigádník většinou nepracuje na nějakou dlouhodobou smlouvu a tak se často stává, že ti méně zodpovědní jeden den přijdou a druhý ne.

Dejte tedy vašemu novému zaměstnavateli jasně najevo, že to není váš případ. Nezapomeňte spolehlivost zmínit jako vaši kličovou vlastnost a opět uvést příklad, který vaši spolehlivost demonstruje. Například: „Minulé léto jsem pracoval dva měsíce na statku XY, přičemž jsem neměl ani jednu absenci.“

 

Motivační dopis do administrativy

U administrativního pracovníka je určitě nad jiné důležitá pečlivost a smysl pro organizaci. Nezapomeňte zdůraznit, že vy pečliví jste. Můžete uvést příklad z minulé práce, nebo – pokud nepracujete – z toho jak dobře organizujete rodinný nebo osobní život.

 

Motivační dopis na vysokou školu

 

V ČR to není úplně zvykem, ale některé vysoké školy v zahraničí vyžadují  zaslat společně s přihláškou také motivační dopis. A co vám pomůže se na vysněnou vysokou školu dostat?

Mimoškolní aktivity.

Koncept, který si v ČR pořád ještě hledá svoje místo je na Západě hodně důležitým kritériem při výběru studentů, hlavně tam, kde je studium prestižní a školy si mohou uchazeče vybírat. Dobrovolnická činnost, absolvované stáže, úspěchy v sportovní nebo kulturní oblasti – to všechno musí váš motivační dopis obsahovat.

 

Motivační dopis stáž

 

Posledním příkladem může být motivační dopis jako součást přihlášky ke stáži ve firmě nebo jiné insitutci. Za svůj profesní život jsem měl spoustu stážistů, buď budoucích diplomatů v na ambasádě, nebo později ve firmě lidí, kteří se shlédli v mezinárodním obchodě.

Co tedy manažer, který bude rozhodovat o vašem přijetí ke stáži bude hledat?

Určitě schopnost učit se – jako mladý stážista toho moc umět nebudete a musí se tak počítat s tím, že vám budou manažeři úkoly více vysvětlovat. Je ale rozdíl úkol vysvětlit jednou a stokrát (a bohužel jsem měl i takové stážisty). Zmiňte tedy, že se rychle učíte a – překvapení se nekoná – zkuste také uvést příklad, který tuto vaši schopnost demonstruje.

 

Motivační dopis vzor, šablona, ukázka

 

Hledáte šablonu na napsání motivačního dopisu?

Tak na tu hned teď zapomeňte. Jestli o práci stojíte, šablonu nikdy, ale opravdu nikdy nepoužívejte. Jestli o práci nestojíte, tak žádný dopis neposílejte (takže to se bez šablony obejdete taky).

Proč takto striktně? Kolik myslíte, že dostávají lidé v HR denně motivačních dopisů? Můžou to být klidně desítky. A co myslíte: poznají, které jsou podle šablony? Po prvních pár slovech, to si můžete být jisti. A jaká firma si myslíte, že může potřebovat nového kolegu, který se neobtěžuje namáhat se prací ještě než vůbec začal?

Žádná.

Motivační dopis tedy nikdy, nikdy nekopírujte ze šablony. Pamatujte – motivační dopis nemusí (nesmí!) být dlouhý a jeho napsání by vám nemělo zabrat déle, než 15 minut. A to přece – pokud o danou práci aspoň trochu stojíte – hravě zvládnete.

Díky, že jste dočetli až sem. Jmenuji se Honza Hebnar a jako podnikatel a lektor se zabývám všemožnými tématy osobního rozvoje. Produktivita, plánování, time management…. To všechno mě hrozně baví. A o tom všem publikuju každý týden jeden (praktický) článek. Najdete jej na mém blogu hebnar.cz/blog. A jestli nechcete, aby vám tyhle praktické návody utekly, zadejte váš email do pop-up naspodu stránky. A budete je mít i ve schránce. Žádný spam, slibuju!

 

Sdílet na: